Подписване на договор със сертифициращата организация.
По време на този етап всяка сертифицираща организация процедира различно спрямо своите клиенти. Подписването на договора може да стане на място при клиента, или да бъде извършено в офиса на сертифициращата организация, това е въпрос на фирмена политика на сертифициращата организация. Провеждане на предварителен одит от сертифициращата организация. Този етап не е задължителен за повечето сертифициращи организации и най-често се провежда по желание на клиентите им, обратното би могло да е нелоялен опит за получаване на пари от клиентите. По време на предварителния одит се оценява качеството на изградената система за управление на клиента и се правят препоръките за несъответствията, които трябва да бъдат отстранени преди сертификационния одит, по време на който задължение на сертифициращия орган е да бъде проверено отстраняването им.
Одит Първа фаза – преглед на документацията.
По време на този етап се проверява документацията, свързана със системата за управление, на организацията, нейното съответствие с избрания за сертификация стандарт или стандарти, което важи за интегрирани системи за управление или едновременна сертификация по няколко стандарта, които не се интегрират по желание на клиента. Някои от сертифициращите организации имат практика да извършват тази проверка като клиента им изпрати последното актуално копие от документацията си в техния офис. Това трябва да се изрази с изричното желание на клиента. Така получената в офиса на сертифициращата организация документация се проверява и се изготвя доклад от проверката в който се вписват несъответствията със стандарта/ стандартите за сертификация.
Други сертифициращи организации извършват задължително тази проверка на място при клиента, със съдействието на представител на клиента.Въпрос на фирмена политика от страна на сертифициращата организация е метода на провеждане на първа одитна фаза.
Одит Втора фаза – сертификационен одит на място.
Това е т. нар. същински одит на системата за управление на клиента.По време на този етап се одитира цялостно системата за управление на фирмата. Проверява се отстраняването на откритите несъответствия по време на предходни одити, посещават се и се одитират работни места и площадки на организацията, по възможност всички, освен в случаите на групова сертификация или извършване на еднотипна дейност на множество площадки. При наличие на филиали на фирмата се посещават и одитират и филиалите. Възможно е при наличие на филиали на фирмата да се провежда групова сертификация на организацията. Въпреки че се проверява съответствието на системата за управление на клиента с всички точки на стандарта/ стандартите, по който/ които се сертифицира, трябва да се има предвид, че одита се извършва на извадков принцип. При прилагането извадков метод никой одитор не е застрахован от допускане на пропуски за определено несъответствие, по причината че на практика той не е одитирал, точно този процес, точно този документ и т.н.
Издаване на сертификат – при успешно приключили одити.
Издаването на сертификата е като че ли най – лесния етап след като организацията е преминала успешно всички одити. Всяка сертифицираща организация ще обясни на клиентите си как точно ще стане това, но никога не е излишно клиента да зададе въпросите си. Понякога клиента преминал успешно сертифициращия одит очаква да получи сертификата си на следващия работен ден, но в много случаи такава възможност не се предлага от сертифициращата организация, по различни причини свързани с нейната организация и политика. Много често сертифициращите организации работят като филиал на чужди сертифициращи организации, или като представителен сертифициращ орган за страната под ръководството на централа от друга страна. По тази причина издаването на сертификат минава по канализиран ред в съответната страна централа на сертифициращия орган, което забавя физическото издаване на сертификата. В тези случаи клиентът има право да поиска друго писмено доказателство от сертифициращата организация, с което да демонстрира пред своите клиенти и пред други институции, че издаването на сертификата по международен стандарт е само формалност, която предстои в най-скоро време. Такъв документ се издава от сертифициращата организация, от съответния неин клон или филиал, провел сертифициращия одит. Те имат стойността на сертификата защото в тях е посочен номера, с който ще бъде издаден сертификата и всички други подробности, които се изписват на един сертификат, вписан в международния публичен регистър, който се ползва от сертифициращата организация, той носи подписа на ръководителя на сертифициращата организация, или упълномощено лице, и печата на същата.
Провеждане на контролни одити, които се провеждат през времето на валидност на сертификата, на 6 или 12 месеца, в зависимост от нуждата за конкретната сертифицирана организация.
Провеждането на контролни одити е задължение на сертифициращата организация и влиза в договора за сертификация, който е със срок на валидност равен на срока на валидност на сертификата. След сертификационния одит следват контролните одити на всеки 6 или 12 месеца. Периодичността на одитите се договаря между фирмата клиент и сертифициращата организация, според размера на фирмата и нуждите на клиента. Контролните одити имат за цел да проверяват на равни интервали от време съответствието на системата за управление на организацията със стандарта/ стандартите, по които е сертифицирана. За периода на валидност на сертификата, чрез надзорни одити се проверява системата за управление по всички точки от съответния/ съответните стандарти. Трябва да се отбележи, че на всеки контролен одит се проверяват част от точките на стандарта, като за целия период на валидност на сертификата задължително се обхващат всички точки от стандарта или стандартите, при интегрирани системи или отделно действащи повече от един стандарт в организацията. Кои точки кога ще бъдат одитирани зависи от плана и методите на работа на сертифициращата организация, но това задължително ще бъде известно на клиента достатъчно време преди всеки контролен одит, това се предоставя в плана за одит, който изготвя сертифициращата организация и предоставя на клиента преди съответния одит.Определени сертифициращи организации дори имат точен план за одити през целия период на валидност на сертификата още в момента на подписване на договора за сертификация, което не е задължително, затова други го изготвят до месец преди всеки одит, но при всички варианти клиентите на сертифициращите организации имат достатъчно време за подготовка преди всеки контролен одит.
По време на този етап всяка сертифицираща организация процедира различно спрямо своите клиенти. Подписването на договора може да стане на място при клиента, или да бъде извършено в офиса на сертифициращата организация, това е въпрос на фирмена политика на сертифициращата организация. Провеждане на предварителен одит от сертифициращата организация. Този етап не е задължителен за повечето сертифициращи организации и най-често се провежда по желание на клиентите им, обратното би могло да е нелоялен опит за получаване на пари от клиентите. По време на предварителния одит се оценява качеството на изградената система за управление на клиента и се правят препоръките за несъответствията, които трябва да бъдат отстранени преди сертификационния одит, по време на който задължение на сертифициращия орган е да бъде проверено отстраняването им.Одит Първа фаза – преглед на документацията.
По време на този етап се проверява документацията, свързана със системата за управление, на организацията, нейното съответствие с избрания за сертификация стандарт или стандарти, което важи за интегрирани системи за управление или едновременна сертификация по няколко стандарта, които не се интегрират по желание на клиента. Някои от сертифициращите организации имат практика да извършват тази проверка като клиента им изпрати последното актуално копие от документацията си в техния офис. Това трябва да се изрази с изричното желание на клиента. Така получената в офиса на сертифициращата организация документация се проверява и се изготвя доклад от проверката в който се вписват несъответствията със стандарта/ стандартите за сертификация.
Други сертифициращи организации извършват задължително тази проверка на място при клиента, със съдействието на представител на клиента.Въпрос на фирмена политика от страна на сертифициращата организация е метода на провеждане на първа одитна фаза.
Одит Втора фаза – сертификационен одит на място.
Това е т. нар. същински одит на системата за управление на клиента.По време на този етап се одитира цялостно системата за управление на фирмата. Проверява се отстраняването на откритите несъответствия по време на предходни одити, посещават се и се одитират работни места и площадки на организацията, по възможност всички, освен в случаите на групова сертификация или извършване на еднотипна дейност на множество площадки. При наличие на филиали на фирмата се посещават и одитират и филиалите. Възможно е при наличие на филиали на фирмата да се провежда групова сертификация на организацията. Въпреки че се проверява съответствието на системата за управление на клиента с всички точки на стандарта/ стандартите, по който/ които се сертифицира, трябва да се има предвид, че одита се извършва на извадков принцип. При прилагането извадков метод никой одитор не е застрахован от допускане на пропуски за определено несъответствие, по причината че на практика той не е одитирал, точно този процес, точно този документ и т.н.
Издаване на сертификат – при успешно приключили одити.
Издаването на сертификата е като че ли най – лесния етап след като организацията е преминала успешно всички одити. Всяка сертифицираща организация ще обясни на клиентите си как точно ще стане това, но никога не е излишно клиента да зададе въпросите си. Понякога клиента преминал успешно сертифициращия одит очаква да получи сертификата си на следващия работен ден, но в много случаи такава възможност не се предлага от сертифициращата организация, по различни причини свързани с нейната организация и политика. Много често сертифициращите организации работят като филиал на чужди сертифициращи организации, или като представителен сертифициращ орган за страната под ръководството на централа от друга страна. По тази причина издаването на сертификат минава по канализиран ред в съответната страна централа на сертифициращия орган, което забавя физическото издаване на сертификата. В тези случаи клиентът има право да поиска друго писмено доказателство от сертифициращата организация, с което да демонстрира пред своите клиенти и пред други институции, че издаването на сертификата по международен стандарт е само формалност, която предстои в най-скоро време. Такъв документ се издава от сертифициращата организация, от съответния неин клон или филиал, провел сертифициращия одит. Те имат стойността на сертификата защото в тях е посочен номера, с който ще бъде издаден сертификата и всички други подробности, които се изписват на един сертификат, вписан в международния публичен регистър, който се ползва от сертифициращата организация, той носи подписа на ръководителя на сертифициращата организация, или упълномощено лице, и печата на същата.
Провеждане на контролни одити, които се провеждат през времето на валидност на сертификата, на 6 или 12 месеца, в зависимост от нуждата за конкретната сертифицирана организация.
Провеждането на контролни одити е задължение на сертифициращата организация и влиза в договора за сертификация, който е със срок на валидност равен на срока на валидност на сертификата. След сертификационния одит следват контролните одити на всеки 6 или 12 месеца. Периодичността на одитите се договаря между фирмата клиент и сертифициращата организация, според размера на фирмата и нуждите на клиента. Контролните одити имат за цел да проверяват на равни интервали от време съответствието на системата за управление на организацията със стандарта/ стандартите, по които е сертифицирана. За периода на валидност на сертификата, чрез надзорни одити се проверява системата за управление по всички точки от съответния/ съответните стандарти. Трябва да се отбележи, че на всеки контролен одит се проверяват част от точките на стандарта, като за целия период на валидност на сертификата задължително се обхващат всички точки от стандарта или стандартите, при интегрирани системи или отделно действащи повече от един стандарт в организацията. Кои точки кога ще бъдат одитирани зависи от плана и методите на работа на сертифициращата организация, но това задължително ще бъде известно на клиента достатъчно време преди всеки контролен одит, това се предоставя в плана за одит, който изготвя сертифициращата организация и предоставя на клиента преди съответния одит.Определени сертифициращи организации дори имат точен план за одити през целия период на валидност на сертификата още в момента на подписване на договора за сертификация, което не е задължително, затова други го изготвят до месец преди всеки одит, но при всички варианти клиентите на сертифициращите организации имат достатъчно време за подготовка преди всеки контролен одит.